POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROVEFABRICA S.A.S.

Dando cumplimiento a las disposiciones legales consagradas en el Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1 y a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, PROVEFABRICA S.A.S. se permite expedir la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Datos Generales del Responsable del Tratamiento de Datos:

 

Razón Social: PROVEFABRICA S.A.S.

NIT. 900.868.270-2

Domicilio: Autopista a Medellín Km 6,24 costado sur, Parque Industrial Siberia Real Bodega N°4, Vereda La Punta, Lote 2, Tenjo Cundinamarca.

Teléfono: (57-1) 8759211

Correo electrónico: [email protected]

Página web: www.provefabrica.com

 

2. Definiciones Principales:

 

1. “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
2. “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
3. “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
4. “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
5. “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
8. “Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
9. “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de las Leyes aplicables, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
10. “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
11. “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data consagrado en la Constitución Colombiana.
12. “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
13. “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
14. “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

3. Finalidades y Tratamiento de los Datos Personales:

 

Los datos personales proporcionados a PROVEFABRICA S.A.S. serán almacenados en las bases de datos correspondientes y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

• Frente a clientes: El tratamiento de los datos personales se realizará con la finalidad de poder ejecutar las actividades de importación, fabricación, distribución y/o comercialización de muebles de oficina tales como sillas, sillones, mesas, escritorios, entre otros.

 

• Frente a empleados: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad relacionada con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que se suscite entre el empleado y PROVEFABRICA S.A.S..

 

• Frente a Autoridades y entes de control: El tratamiento de los datos personales se realizará con la finalidad de dar respuesta y para atender cualquier requerimiento o solicitud por parte de entidades regulatorias, incluyendo las autoridades tributarias como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), las autoridades cambiarias como el Banco de la República y administrativas del nivel nacional, departamental o municipal incluyendola Superintendencia de Industria y Comercio.

 

• Frente al manejo financiero interno: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de atender las exigencias legales del manejo financiero de PROVEFABRICA S.A.S. incluyendo procesos de auditoría, contabilidad y revisoría fiscal.

 

• Frente a candidatos de trabajo: El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de llevar a cabo procesos de selección de personal y vinculación laboral a PROVEFABRICA S.A.S.

• Frente a proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de llevar la vinculación interna que permita llevar a cabo los procesos para la iniciación, ejecución y finalización de la relación contractual con los proveedores.

En cualquier momento, PROVEFABRICA S.A.S. podrá establecer finalidades adicionales así como crear nuevas bases de datos para alcanzar dichas finalidades.

PROVEFABRICA S.A.S. podrá:

 

1. Conocer, ordenar, catalogar, clasificar almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. De la misma forma podrá eliminar bases de datos cuando lo considere conveniente.

 

1. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.

 

• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

 

1. Estudiar, procesar, tratar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención.

 

1. En caso de que PROVEFABRICA S.A.S. no tenga la capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, mediando notificación previa a los titulares de los datos recopilados, caso en el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

 

• Procesos al interior de PROVEFABRICA S.A.S.: Hace referencia a la actualización de sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos.

 

• Demás finalidades: Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para ser comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de datos personales.

 

4. Derechos de los Titulares de los Datos Personales:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a PROVEFABRICA S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROVEFABRICA S.A.S. como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;

 

1. Ser informado por PROVEFABRICA S.A.S. como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales;

1. Presentar solicitudes ante PROVEFABRICA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información;

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;

 

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.;

 

1. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones;

 

1. Acceder en forma gratuita los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

5. Áreas Responsables de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos Relacionados con el Tratamiento de Datos Personales:

 

PROVEFABRICA S.A.S. ha designado a las siguientes áreas  como encargadas y responsables de la recepción y atención de las consultas, peticiones y reclamos ante las cuales el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización otorgada:

Área: Nómina Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext 109 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Datos a cargo: 1- Datos de Nómina. 2- Datos financieros 3-Datos de control de recomendaciones, conceptos médicos de aptitud e historia laboral y académica. 4- Datos de gustos e intereses particulares 5 – Datos de Control de Licencias médicas. 6- Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

Área: Ventas Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext: 103 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Datos a cargo: 1- Datos de los Clientes. 2- Información tributaria de los clientes. 3- Datos relacionados con la actividad económica de los clientes. 4- Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

Área: Financiera Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext. 202 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Datos a cargo: 1- Datos de los posibles clientes..

Área: Administrativa Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext.203 Correo electrónico: [email protected] [email protected] Datos a cargo: 1- Datos de los proveedores 2- Información tributaria de los proveedores. 3- Datos relacionados con la actividad económica de los proveedores.

En caso de crear nuevas bases de datos, o de modificar los responsables de las bases de datos dicha actualización será registrada en el Registro Nacional de Bases de datos.

6. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos a Conocer, Actualizar, Rectificar, Suprimir información y a Revocar la Autorización por parte de los Titulares de la Información.

 

1. Consultas

 

La consulta podrá ser presentada por los titulares o causahabientes y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuera posible dar respuesta a su solicitud dentro de dicho término, se le informarán al titular o causahabiente los motivos de la demora y se indicará la fecha en que será atendida la consulta, que no podrá superar los 5 días hábiles.

1. Reclamos:

 

Para presentar reclamos respecto a la información de las bases de datos, PROVEFABRICA S.A.S. dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, el cual deberá contener:

 

1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
2. Documentos que acrediten la identidad del titular o a su representante legal.

• La descripción clara y precisa del motivo de inconformidad y los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

 

Si el reclamo o la documentación adicional requerida llegasen a estar incompletos, PROVEFABRICA S.A.S.requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de PROVEFABRICA S.A.S., donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo, una leyenda marcada “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o la de la aclaración o complementación de esta (lo que suceda de último. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Supresión de datos.

 

El Titular, el causahabiente, o su representante legal tienen el derecho de solicitar la supresión de sus datos. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal en los archivos bases de datos o tratamientos realizados de acuerdo con lo solicitado por el Titular. La solicitud debe indicar la intención de que se supriman los datos personales de las bases de datos de PROVEFABRICA S.A.S. o de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente el nombre del titular, el número de su documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

1. Medidas de Seguridad de la Información:

Para garantizar la seguridad de la información objeto de tratamiento, PROVEFABRICA S.A.S. cuenta con  un protocolo aprobado de seguridad de la información, ha implementado acuerdos de confidencialidad con los empleados que tienen acceso a la información personal, cuenta con controles de seguridad en la tercerización de los servicios para el tratamiento de la información personal y ha implementado un sistema de gestión de seguridad de la información y de usuarios con acceso a la información personal.

7. Incidentes Respecto de la Información Personal:

Ante la ocurrencia de algún hecho que constituya un incidente o ante alguna circunstancia que pueda poner en riesgo la seguridad de la información personal de los Titulares, PROVEFABRICA S.A.S. constituirá el “Comité de Seguridad de Información Personal” conformado por los integrantes del Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos Relacionados con el Tratamiento de Datos Personales y por un (1) empleado de nivel Directivo de la sociedad con el fin de resolver la situación de forma celere e informar a los Titulares de los hechos ocurridos

8. Transferencia de Datos al Exterior:

De conformidad con La Ley 1581 de 2012, PROVEFABRICA S.A.S. podrá realizar la transferencia de datos al exterior cuando cuente con la autorización del titular. Esta transferencia de información se podrá realizar, pero no se limitará, a cualquier matriz, subsidiaria o afiliada que PROVEFABRICA S.A.S. tenga o que llegase a tener. No obstante, PROVEFABRICA S.A.S. se abstendrá de transferir datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

Esta abstención NO REGIRÁ cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

9. Entrada en Vigencia:

Esta Política rige a partir del 22 de marzo de 2017. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos PROVEFABRICA S.A.S. de acuerdo con los criterios de temporalidad y necesidad, hasta la culminación del objeto social de PROVEFABRICA S.A.S.